Em meio a onda do Coronavírus, trabalhar em equipe à distância se tornou uma realidade imposta para algumas empresas, mas para a Paiol é uma realidade já estabelecida.
Em um momento como este que estamos passando, uma das indicações da OMS (Organização Mundial da Saúde) é de evitarmos grandes aglomerações e se possível ficarmos em casa para garantirmos a não contaminação ou até mesmo não contaminarmos outras pessoas e isso dentro de uma equipe pode se tornar um grande problema.
Boa parte dos profissionais não necessariamente precisam estar no local de trabalho para executar suas funções e então a proposta é a adoção do home office para se manter livre do COVID-19, mas sabemos que boa parte das empresas não está preparada para adotar este formato de trabalho.
Para ajudar outras empresas, resolvemos compartilhar nossas práticas, facilitando a adoção do modelo remoto nessa situação repentina. Então confira algumas dicas de como organizar o trabalho facilitando seus processos e mantendo o seu negócio funcionando, mesmo com a equipe trabalhando cada um de um local.
Aqui na Paiol nós já possuímos uma experiência de dois anos de trabalho à distância com a equipe dividida parte em Florianópolis e parte em Bagé. E para manter o tráfego de comunicação e demandas em funcionamento a adoção de rotinas alinhadas entre os setores e com o nosso calendário de produção foi fundamental. Esse modelo deixa nossas demandas mais visíveis e previsíveis, além de nos proporcionar uma entrega melhor realizada para os nossos clientes e com resultado final superior. Esse modelo garante ainda, mesmo com contratempos, contornarmos obstáculos sem haver grandes perdas.
Para manter os projeto em andamento sem a presença física de líderes e gestores, nós adotamos etapas de produção bem definidas que são designadas para responsáveis atentos a uma agenda ligada ao planejamento de produção e que fecha as entregas. Todo o cronograma está em planilhas mensais, além de uma agenda que busca aproximar a visão das entregas e que soma demandas extras fora do planejamento mensal.
Atualmente os clientes atendidos já possuem um planejamento anual feito por nós e isso garante apurar as melhores soluções para eles com antecedência, além de proporcionar tempo para ajustes necessário em casos como este do Corona que mudou a rotina de diversos clientes. Apesar das mudanças, devido ao planejamento, os impactos são minimizados sem deixar o trabalho necessário de lado para atender a uma emergência.
Dentro desse processo, o papel de cada membro da equipe está definido e as necessidades planilhadas e agendadas em aplicativos em nuvem para um gerenciamento remoto do trabalho. Uma das dicas para evitar problemas é não adotar o WhatsApp como ferramenta de gerência da equipe, mas tanto ele quanto o Telegram podem ser ótimos aliados para um papo rápido como sanar dúvidas ou avisos breves, mas não os veículos oficiais de comunicação e organização da sua equipe.
Nossas dicas para organizar as demandas do seu negócio de forma remota são:
01. Tenha uma produção bem desenhada em que cada membro da equipe saiba seus compromissos no processo;
02. Tenha um planejamento de suas ações para cada período, seja ele mensal, bimestral, trimestral ou como se adeque melhor ao seu modelo de negócio;
03. Crie planilhas e documentos em nuvem, como no Google Drive e tenha suas demandas organizadas e atualizadas em tempo real para todos os membros da equipe que precisem ter acesso as informações necessárias;
04. Tenha um aplicativo organizador de demandas como Trello, Monday, Evernote, dentre muitos outros gratuitos disponíveis e com funções que irão ajudar a gerir sua equipe, rotinas e divisão de tarefas de maneira clara;
05. Tenha reuniões online para alinhar projetos e manter os processos em andamento convocando sempre os membros necessários para o assunto que será discutido, mas lembre que reuniões só servem para assuntos que um e-mail não resolve, pois pelo contrário só estará perdendo tempo;
06. Mantenha uma rotina de encontros virtuais e disponibilidade online, principalmente num momento de adaptações, pois sua equipe precisará de você para tirar dúvidas e manter a produção em andamento.
Após alinhados os processos, estabelecidas as formas de comunicação do grupo e com uma equipe focada e adaptada com o modelo de trabalho remoto, as coisas acontecerão de forma natural, pois há organização e clareza nas demandas e independerá de onde estejam os colaboradores para as tarefas serem realizadas.
Agora que você já entendeu melhor, desenhe bem o seu processo de produção e conte com o empenho de sua equipe em acreditar no trabalho remoto para encarar temporariamente este desafio de forma séria e comprometida, garantindo a manutenção dos serviços prestados e possivelmente adotando este modelo como uma prática.
Por fim a sua equipe deve tomar alguns cuidados em casa para manter o ritmo, como ter um espaço adequado para trabalhar com o mínimo de distrações e também promover pausas para tomar uma água ou café, afim de não tornar a rotina massiva.
Boa sorte a todos neste desafio que prefiro chamar de oportunidade de aprendermos juntos uma nova forma de trabalhar em equipe.
Qualquer dúvida chame a gente nossos canais que faremos o possível para ajudar.
